Previdenza Complementare

Previnet, per il numero dei fondi gestiti e per la qualità ed ampiezza dei servizi offerti, rappresenta la più importante realtà del mercato italiano dei Service amministrativi per le forme di previdenza complementare.

In questo settore Previnet offre da tempo i propri servizi a fondi negoziali, aperti, preesistenti, a fondi di diverse dimensioni e di natura aziendale ed interaziendale, nazionale, territoriale ed extraterritoriale, destinati a dipendenti pubblici e a dipendenti privati, multicategoriali, con articolazione multicomparto e/o multigestione.

Da oltre una decina d’anni Previnet è il gestore amministrativo dei fondi pensione della NATO che hanno sede a Bruxelles con iscritti in tutto il mondo, che versano i propri contributi nelle divise del paese di appartenenza ed investono secondo il profilo di investimento e la divisa prescelti.

La capacità di affrontare e risolvere tematiche relative alle forme pensionistiche transfrontaliere ha rappresentato la credenziale giusta per intraprendere importanti collaborazioni in tema di IORPs (fondi pensione pan-europei) e piani pensionistici off-shore (IPPs, International Pension Plans). Leggi qui

In ragione della consolidata esperienza, Previnet ha sviluppato un modello operativo che tiene conto dell’evoluzione della previdenza complementare e delle mutate esigenze del mercato. I processi operativi sono estremamente flessibili ed in grado di ottimizzare i flussi di comunicazione e di integrazione con le realtà più diverse, con un focus sulla distribuzione e sui servizi di post-vendita.

Previnet, accanto alla proposta tradizionale, orientata alla gestione amministrativa del Fondo Pensione, offre soluzioni sempre più innovative, che guardano alle Forme di Previdenza complementare in ottica di sviluppo e di promozione, al fine di ampliare la base della popolazione aderente attraverso azioni mirate e supportate da strumenti tecnologici e servizi avanzati.

Previnet, facendo uso delle nuove tecnologie (piattaforme mobile, integrazioni con i social network, etc...) e delle componenti di raccolta e modellazione dei dati (attraverso banche dati, analisi delle informazioni del Fondo, etc...), è in grado di supportare il Fondo Pensione nell’attività promozionale e di diffusione della conoscenza previdenziale, fornendo gli strumenti di analisi predittiva ed una struttura operativa per raggiungere direttamente il bacino di aderenti su cui il Fondo intende perseguire l’azione proattiva (anche attraverso il direct marketing). Previnet fornisce, inoltre, supporto alla diffusione della conoscenza attraverso strumenti multicanale (web tv, notifiche sms, notifiche push via tablet & smartphone).

Servizi offerti

La tipologia di servizi offerti da Previnet e quindi il modello organizzativo-gestionale adottato, viene definito di comune intesa con il cliente e può prevedere una logica di full outsourcing, cosourcing o BPO (business process outsourcing).
Lo sviluppo del modello operativo tiene in considerazione le caratteristiche gestionali che, per ogni cliente, sono espresse nel proprio Statuto, nei Regolamenti ed eventualmente nelle prassi/circolari operative interne. Il modello si sostanzia in uno stack di sistemi e di servizi, scalabile ed integrabile in funzione delle esigenze del Fondo Pensione.
Lo schema di servizi è in grado di supportare l’attività del Fondo, di seguire la governance istituzionale e di operare il monitoraggio ed il controllo, lasciando a Previnet il compito di gestire i rapporti operativi e le interconnessioni fra i diversi attori coinvolti nei processi amministrativi e contabili.
I servizi offerti da Previnet ai clienti Fondi Pensione prevedono sia le attività di consulenza legale e fiscale, sia l’insieme dei servizi di gestione amministrativa-contabile e di amministrazione titoli oltre che i servizi tecnologici. L’insieme dei servizi e le modalità con cui gli stessi sono erogati sono disciplinati nel Manuale Operativo che è definito di comune intesa con il Fondo. Il Manuale Operativo è parte integrante del contratto di gestione ed evidenzia, per ogni processo operativo le attività, i compiti e le responsabilità compresi i livelli di servizio attesi.

Servizi di consulenza legale e tributaria

• Fase costitutiva ed iter autorizzativo;
• Assistenza legale e fiscale ed aggiornamento normativo su previdenza complementare;
• Redazione ed aggiornamento della documentazione ufficiale (p.e.: Regolamento, Statuto, Nota Informativa);
• Assistenza e gestione delle operazioni straordinarie delle forme previdenziali (p.e.: fusioni per incorporazione e/o trasferimento di forma previdenziale).

Servizi gestionali

• Personalizzazione del sistema informativo e recupero con certificazione del pregresso;
• Gestione amministrativa delle posizioni individuali (fase di accumulo e di erogazione);
• Servizi di amministrazione titoli, accounting portafogli, alimentazione soggetti esterni (Banca Depositaria, Advisor, Risk Manager,…);
• Gestione contabile, registrazione articoli contabili gestione previdenziale, finanziaria ed amministrativa. Interfacciamento con sistemi terzi. Redazione del Bilancio;
• Altri servizi amministrativi al Fondo, gestione del personale del fondo, Call Center, archiviazione e gestione documentale.

Servizi tecnologici

• Collocamento, consultazione, interazione, gestione documentale con work flow delle posizioni individuali
• Gestione sito web con portale interattivo, simulazione e recapito della corrispondenza
• Sistemi di consultazione ed interattivi per la componente contabile e finanziaria-patrimoniale

Servizi Tecnologici

Collocamento, consultazione, interazione, gestione documentale con work flow delle posizioni individuali

• Web Trading Counter (WTC): sistema realizzato per collocare un Fondo Pensione Aperto tramite la rete distributiva di cui si avvale la Società istitutrice. Il prodotto consente di alimentare on-line gli archivi di raccolta delle adesioni e di effettuare la consultazione delle posizioni individuali già registrate accedendo al database ufficiale del prodotto, residente presso i sistemi Previnet, limitatamente alla porzione di dati di cui l’utente ha visibilità.
• TITANO e CYCLOP sistemi di consultazione on line della base dati del Fondo presso la sede del cliente per attività di monitoraggio dei processi con evidenza analitica dell’intera base dati e con possibilità di estrarre autonomamente tutte le informazioni del Fondo Pensione. Il primo dedicato alla fase di accumulo ed il secondo alla fase di erogazione. Sono sistemi realizzati in ottica di BPO, che intervengono direttamente nella base dati del Fondo e non attraverso una replicazione della stessa presso la sede del cliente.
• EDOC:servizio di gestione documentale integrato con il sistema di gestione del Fondo Pensione e con i portali web di consultazione secondo le diverse tipologie di profilazione utente (Aderente/Azienda/Fondo Pensione). E’ un modulo aggiuntivo di Titano.
• W-ARGON: servizio per la consultazione delle posizioni individuali da dispositivi mobile attraverso la progettazione e realizzazione di APP distinte, per piattaforme Apple iOS, Google Android e Windows Phone, che saranno scaricabili rispettivamente dagli store Apple Store, Google Play e Windows Store. Le APP saranno identificabili e associabili univocamente al Fondo Pensione e presenteranno quindi un layout e una veste grafica in linea con il brand del Fondo.
• NOTIFICHE sms/email/app: servizio di notifica tramite sms, email o notifiche su App agli aderenti che inoltrano al Fondo Pensione delle pratiche di richiesta uscita e anticipazione, segnalando gli stati di avanzamento delle elaborazioni sottostanti (presa in carico, disinvestimento, pagamento). Tale servizio di notifica può essere sviluppato in relazione anche ad altri processi gestionali per i quali il Fondo ritiene opportuno dare informazioni sullo stato di avanzamento delle relative attività.

Servizi Tecnologici

Gestione sito web con portale interattivo, simulazione e recapito della corrispondenza

• Web Information System (WIS): sistema web per la consultazione delle posizioni individuali con diversi profili utente (Fondo, Iscritti, Azienda, Consiglieri).
• Web per la gestione di un’area riservata per gli organi amministrativi e di controllo: sistema web per la gestione di un'area riservata da destinare alla pubblicazione della documentazione per gli Organi di Amministrazione e per il Collegio Sindacale.
• Servizio di disposizioni interattive: per impartire disposizioni al Service attraverso canali controllati (web), a seconda del livello di profilazione dell’utente (Fondo, Iscritto, Azienda).
• Servizio Distinta Facile: per la compilazione e l’invio delle distinte di contribuzione di aziende con pochi dipendenti aderenti.
• Gestione e visualizzazione su web omissioni contributive: sistema per la visualizzazione delle omissioni contributive nel portale azienda e aderente.
• Ravvedimento operoso aziende: sistema web che consente alle aziende di regolarizzare la propria posizione, nel caso di situazioni di ritardata  regolarizzazione della posizione contributiva secondo quanto stabilito dal regolamento del Fondo.
• Servizio di WebUploading (WUS): per l’invio di flussi dispositivi strutturati secondo il protocollo di comunicazione condiviso.
• RECLAMI: sistema per la gestione dei reclami elaborato nel rispetto delle disposizioni COVIP del 4 novembre 2011.
• Psimulator: sistema web di simulazione della posizione individuale personalizzato in base alle regole del Fondo Pensione e nel rispetto delle disposizioni COVIP. La simulazione si riferisce sia ai potenziali aderenti (area pubblica del sito web) che possono interagire con l’inserimento di poche e fondamentali informazioni, sia con riferimento agli iscritti effettivi al Fondo Pensione (area riservata sito web) partendo dalla loro specifica situazione contributiva e di investimento.
• Recapito elettronico della corrispondenza (pubblicazione certificati online): sistema di consultazione e download delle comunicazioni periodiche all’iscritto direttamente dalla pagina personale dell’aderente.
• EPOLL: sistema per la gestione delle votazioni attraverso un sistema integrato di voto elettronico.
• OdG: sistema per la gestione dei dati relativi gli Organi Amministrativi e di Controllo del Fondo Pensione.

Servizi Tecnologici

Sistemi di consultazione ed interattivi per la componente contabile e finanziaria-patrimoniale

• QBERA: sistema di gestione contabile accessibile via web che permette la consultazione della contabilità generale del Fondo ed anche l’eventuale intervento diretto del Fondo stesso con riferimento alla gestione amministrativa.
• IASSET: sistema web per la consultazione dei dati finanziari relativi alle attività di amministrazione titoli del patrimonio del Fondo.
• Servizio di analisi finanziaria su portafogli d’investimento. Previnet ha sviluppato una partnership con una primaria società leader nel settore dell’analisi finanziaria al fine di fornire ai propri Clienti una soluzione completa & cost-effective di Portfolio Analysis e di Reporting.

Il modello operativo

Il modello operativo sviluppato da Previnet tiene conto dell’evoluzione della previdenza complementare e delle mutate esigenze del mercato.
Lo schema funzionale tradizionale del modello operativo tra il Fondo e  Previnet si sviluppa, nel rispetto degli specifici ruoli, in un rapporto di partnership. Ciò al fine di garantire omogeneità di vedute e di interpretazione dei fatti amministrativi e gestionali oltre che per la tempestiva e competente risoluzione di eventuali problematiche che dovessero emergere durante l’intero rapporto contrattuale.

Il  modello operativo prevede che le funzioni istituzionali e di monitoraggio siano in capo al Fondo, mentre Previnet svolge le funzioni amministrative e gestionali mettendo a disposizione del Fondo stesso strumenti e tecnologie per lo svolgimento dei propri compiti. In ogni momento, il Fondo può accedere a tutte le informazioni tecniche ed amministrative per il tramite di sistemi web di collegamento on-line alla base dati con apposita linea dedicata.
Gli attori coinvolti (aderenti, aziende, gestori delle risorse, banca depositaria, authority, ecc), sono integrati nei processi amministrativi per mezzo di specifiche interfacce dedicate (Servizi Tecnologici e di Supporto), tipicamente realizzati sotto forma di servizi o portali web. Il supporto alla attività di monitoraggio del Fondo avviene attraverso specifici strumenti on-line di inquery e reporting sui sistemi di gestione del data base del Fondo tenuti presso i data server di Previnet.

Gli elementi cardine del modello sono dunque i seguenti:

• tutti gli attori coinvolti sono collegati per il tramite di sistemi telematici di comunicazione;
• le informazioni risiedono presso i sistemi informativi di Previnet;
• gli accessi vengono regolamentati in base alle caratteristiche di ciascun attore ed alla tipologia di informazione trattata. Inoltre, ciascuna modalità di comunicazione si sviluppa in base alle caratteristiche dell’entità che avvia il processo (Aderente, Azienda, Fondo Pensione e/o Previnet).
• ogni modalità di comunicazione si inserisce in uno definito percorso organizzativo con evidenziati specifici momenti di controllo sia in relazione al profilo/ruolo che gestisce il processo, sia naturalmente con l’ausilio di sistemi automatici di verifica che consentono di acquisire dati corretti nel momento in cui vengono inviati;
• la documentazione cartacea ricevuta dal Fondo viene protocollata con un sistema di protocollazione univoco contemporaneamente accessibile ed utilizzabile dal fondo e dal Service e che cataloga i documenti per tipo documento. Ogni documento sarà quindi digitalizzato, automaticamente inserito nella cartella virtuale dell’entità interessata (Aderente, Azienda, Fondo, altro) e, dopo lo svolgimento della relativa istruttoria, verranno attivati i processi operativi nel rispetto di specifici work flow che, per ciascun tipo documento, di comune intesa con il Fondo sono stati definiti.

In particolare, e a puro titolo esemplificativo, Previnet nel modello esegue le seguenti attività:

• Gestione amministrativa delle posizioni individuali per la fase di accumulo (contribuzioni, trasferimenti e liquidazioni)
  Considera la gestione delle posizioni individuali, l’acquisizione dei contributi e dei trasferimenti in ingresso, il loro abbinamento, l’attribuzione alle posizioni individuali e la conseguente destinazione all’investimento. L’operazione di destinazione tiene in considerazione le scelte dell’aderente in termini di profilo di investimento, le caratteristiche del Fondo in termini di costi diretti sulla posizione previdenziale. In ordine al profilo di investimento viene considerata anche la possibilità di impiegare i contributi in prodotti accessori (LTC, copertura morte, altro).
  
  In questa fase vengono ricomprese le attività relative alla gestione delle erogazioni in forma di capitale, delle anticipazioni e dei trasferimenti in uscita.
• Gestione amministrativa delle posizioni individuali per l’erogazione delle prestazioni periodiche
  Considera la gestione delle rendite e lo sviluppo dei rapporti con il Casellario dei Pensionati sia in termini di flussi preventivi che definitivi per il conguaglio fiscale di fine anno. Previnet può sviluppare sia la gestione della rendita nella sua componente assicurativa accollandosi gli oneri gestionali del calcolo e del pagamento che sono di competenza della Compagnia delegata, che integrare le attività del Fondo pensione nei rapporti con il Casellario INPS.
• Servizio di amministrazione titoli
  E’ l’attività dedicata alla determinazione del valore del patrimonio del singolo comparto. Viene sviluppata attraverso un collegamento con i gestori del patrimonio e con la Banca Depositaria. Inoltre prevede l’elaborazione dei flussi  periodici di controllo verso la Banca Depositaria affinché essa stessa possa assolvere ai propri compiti istituzionali, e verso la Funzione Finanza del Fondo e l’eventuale Advisor.
• Gestione contabile del Fondo
  Considera l’insieme delle attività volte alla gestione contabile del Fondo pensione: la tenuta dei libri contabili, la predisposizione dei bilanci di verifica e di esercizio, la predisposizione della dichiarazione del sostituto di imposta (Mod. 770, Certificazioni Uniche) e della dichiarazione dei redditi (Mod. UNICO), l’assistenza alle riunioni degli Organi di Controllo sia presso la sede del fondo che presso gli uffici di Previnet.
• Elaborazioni statistiche
  E’ rappresentata dalla elaborazione dei dati statistici per il Fondo, per le proprie attività di segreteria, per i rapporti con gli Organi di Amministrazione e Controllo. Inoltre riflette l’elaborazione delle statistiche verso gli Organi di Vigilanza e di categoria (Assofondipensione, Assoprevidenza, ANIA, altro).
• Assistenza ordinaria e servizio di contact center
  Fornisce servizi di assistenza all’utilizzo degli strumenti informatici messi a disposizione della struttura del Fondo Pensione e delle aziende. Inoltre, attraverso lo sviluppo del servizio di contact center, Previnet estende le proprie attività fornendo un servizio di assistenza telefonica alle aziende, agli aderenti effettivi e potenziali per rispondere a quesiti posti dal singolo aderente (effettivo) sulle caratteristiche della forma pensionistica specifica, in merito alla propria posizione individuale, allo stato di avanzamento di una sua pratica (p.e.: liquidazione, anticipazione). In questo caso il servizio di assistenza inbound si basa su una piattaforma multicanale (telefono, fax, form mail), ed è in grado di accogliere in modo strutturato richieste di assistenza da parte di molteplici interlocutori (aziende, aderenti, potenziali aderenti) fornendo risposte a diversi livelli di profondità.

Il Fondo potrà accedere a tutte le informazioni previdenziali per il tramite di sistemi di collegamento on-line alla base dati (con linea dedicata e/o con sistemi web TITANO, WUS, WIS-Portale Fondo), mentre gli iscritti, le aziende registrate / consulenti del lavoro delegati / centri servizi delle aziende, si possono collegare al fondo per il tramite di un portale web (WUS, WIS - Portale Aderenti e Portale Azienda). Previnet può inoltre mettere a disposizione degli aderenti al fondo effettivi e potenziali, tramite App dedicate alla consultazione delle informazioni di carattere generale relative al Fondo Pensione e di accedere, se si è iscritti al Fondo Pensione, ai dati della propria posizione individuale aggiornata real time.

La gestione dei flussi informativi relativi ad eventi che interessano la popolazione del Fondo viene effettuata con diverse modalità in funzione del Modello Organizzativo di cui il Fondo Pensione si vuole dotare. Ogni modalità di comunicazione presenta diversi livelli di autorizzazione ad operare a seconda del Ruolo assegnato alla singola Entità.

Il Modello Organizzativo non esclude la possibilità di elaborare la documentazione cartacea relativamente ai singoli eventi. Anche in questo caso la gestione può essere centralizzata presso il Fondo Pensione oppure concentrata totalmente o parzialmente presso Previnet e prevede, un sistema univoco di protocollazione e di digitalizzazione dei documenti con attivazione automatica e controllata di specifici work flow operativi. 

Finanza

Previnet ha nel tempo avviato e consolidato la propria esperienza, ormai più che decennale, nella gestione di processi operativi e nello sviluppo di piattaforme applicative altamente flessibili e personalizzabili per la cessione di servizi agli intermediari finanziari. L’area Finanza di Previnet, da un lato, completa, integrandola di competenze specialistiche, l’offerta della Società nei tradizionali business previdenziale, assistenziale ed assicurativo; dall’altro, si rivolge in piena autonomia alla specifica clientela costituita da SGR, SIM, SICAV/SICAF, Banche Depositarie e, in generale, ad ogni entità che abbia esigenze di esternalizzare ad un operatore affidabile e riconosciuto dal mercato le attività di amministrazione dei propri attivi finanziari, di gestione degli investitori e dei processi di distribuzione.

Le soluzioni organizzative e di servizio proposte si snodano lungo tutto il business process che interessa l’intermediario finanziario: dalla predisposizione della documentazione utile all’iter autorizzativo della società e/o dei prodotti/servizi da questa offerti, al supporto progettuale in tutte le fasi necessarie allo start-up gestionale e alla successiva corrente amministrazione dell’intermediario stesso e dei suoi prodotti.

Previnet presta i propri servizi per:

• SGR;
• Fondi Comuni di investimento:
  • Fondi mobiliari tradizionali;
  • Hedge Funds single-manager e Funds of Funds;
  • Private Equity, EuVECA ed EuSEF;
  • Fondi Immobiliari (a reddito e a sviluppo);
• Gestioni patrimoniali individuali (retail e collegate a mandati istituzionali);
• SIM;
• Reti di promotori finanziari e private bankers;
• Fondi Pensione (aperti, chiusi negoziali e pre-esistenti);
• Casse di previdenza;
• Fondi assicurativi (Unit Linked, Index Linked e Gestioni Separate);
• Fondazioni.

Gli ambiti entro cui si sviluppa l’offerta dell’area Finanza di Previnet sono i seguenti:

• servizi e sistemi di portfolio management e fund accounting
• soluzioni per la distribuzione di Fondi Esteri in Italia e per reti di collocamento;
• servizi e sistemi per la contabilità societaria.